Politica de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal

1. Identitatea și Datele de Contact ale Operatorului

Societatea comercială RENABEL CONCEPT SRL (denumită în continuare "Operatorul" sau "RENABEL"), este responsabilă pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal. Protecția datelor este fundamentală pentru noi, iar prin acest document vă informăm transparent asupra tuturor aspectelor prelucrării.

Datele de identificare ale operatorului sunt:

• Denumire completă: RENABEL CONCEPT SRL
• Forma de organizare: Societate cu Răspundere Limitată (SRL)
• Cod Unic de Înregistrare (CUI): 39920943
• Număr de ordine în Registrul Comerțului: J17/1336/2018
• Sediul Social / Punct de lucru principal: Municipiul Galați, Str. Tecuci, Nr. 290, Hala C, Județul Galați.
• Reprezentant Legal / Administrator: STANCIU GHERGHINA (asociat unic)
• Activitate Principală CAEN: 4520 - Întreținerea și repararea autovehiculelor

Responsabilul cu Protecția Datelor (DPO):

RENABEL CONCEPT SRL a desemnat un punct de contact pentru aspecte legate de protecția datelor. Pentru orice solicitare, ne puteți contacta la adresa de e-mail contact@renabel.ro sau prin corespondență poștală la adresa sediului nostru menționată mai sus.

2. Definiții și Cadru Legal

Prezenta politică se bazează pe dispozițiile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (GDPR). Termenii utilizați au următorul înțeles:

• Date cu caracter personal: Orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoana vizată"); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare (nume, CNP, date de localizare, identificator online etc.).
• Prelucrare: Orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea, modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
• Persoana vizată: Persoana fizică ale cărei date sunt prelucrate (de exemplu: clientul service-ului, vizitatorul site-ului, reprezentantul unui partener comercial).

3. Categoriile de Date cu Caracter Personal pe care le Prelucrăm

În funcție de calitatea dumneavoastră (Client, Potențial Client, Furnizor, Vizitator) și de interacțiunea cu RENABEL CONCEPT SRL, putem prelucra următoarele categorii de date:

3.1. Date de Identificare și Contact

• Nume și prenume;
• Adresa de domiciliu sau reședință (necesară pentru facturare și documente fiscale);
• Număr de telefon (mobil/fix) pentru comunicări operaționale (programări, notificări status reparație);
• Adresa de e-mail;
• Semnătura (aplicată pe devize de lucrări, facturi, contracte, ordine de reparație).

3.2. Date Tehnice referitoare la Autovehicul

Deși aceste date se referă la un bun, ele pot fi asociate cu proprietarul (persoana fizică) și sunt tratate cu aceeași confidențialitate:

• Numărul de înmatriculare;
• Seria de șasiu (VIN - Vehicle Identification Number);
• Marca, modelul și anul fabricației;
• Istoricul de service și reparații efectuate în unitatea noastră sau disponibile în cărțile service;
• Date tehnice specifice: kilometraj la momentul recepției, starea pieselor, gradul de uzură, scadența ITP, scadența reviziilor;
• Informații din diagnoza computerizată (coduri de eroare, parametri de funcționare ai motorului).

3.3. Date Financiare

• Contul bancar și banca la care este deschis (în cazul plăților prin virament sau restituirilor);
• Istoricul plăților și soldurilor;
• Date de facturare conform legislației fiscale.

3.4. Date Video (Supraveghere CCTV)

În incinta service-ului nostru funcționează un sistem de supraveghere video, semnalizat corespunzător, pentru securitatea bunurilor și persoanelor. Imaginile colectate surprind prezența dumneavoastră în spațiile publice ale unității (recepție, hala de reparații, parcare).

4. Sursele din care Obținem Datele Dumneavoastră

Datele cu caracter personal pot fi obținute din următoarele surse:

• Direct de la dumneavoastră: Când ne contactați pentru o programare, când aduceți mașina în service, când solicitați o ofertă, când completați formularul de contact pe site sau când ne transmiteți documente (talon auto, carte de identitate).
• De la terți parteneri: Companii de asigurări (în cazul reparațiilor pe dosare de daună), companii de leasing operațional (dacă sunteți utilizatorul unui vehicul de flotă), furnizori de piese (pentru garanții).
• Din surse publice: Verificări în baze de date publice (ex. portalul instanțelor de judecată, registrul comerțului) în cazuri legitime de verificare a integrității comerciale.
• Generat automat: Prin sistemele noastre IT în timpul procesului de reparație (ex. istoric generat în softul de gestiune, diagnoze auto).

5. Scopurile și Temeiurile Juridice ale Prelucrării

RENABEL CONCEPT SRL prelucrează datele dumneavoastră exclusiv în scopuri determinate, explicite și legitime. Nu prelucrăm datele ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri.

5.1. În perioada Pre-Contractuală (Ofertare)

Scopuri: Inițierea dialogului, identificarea nevoilor dumneavoastră tehnice, efectuarea programărilor, redactarea ofertelor de preț și a devizelor estimative, verificarea disponibilității pieselor.

Temei juridic: Demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR).

5.2. În perioada Contractuală (Execuția Serviciilor)

Scopuri:

• Efectuarea reparațiilor și reviziilor solicitate;
• Deschiderea comenzilor de reparație și a fișelor de intrare în service;
• Comunicarea cu clientul privind stadiul lucrărilor și eventuale costuri suplimentare;
• Facturarea serviciilor și încasarea plăților;
• Gestionarea garanțiilor pentru piese și manoperă;
• Soluționarea reclamațiilor.

Temei juridic: Executarea contractului (Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR).

5.3. Îndeplinirea Obligațiilor Legale

Scopuri:

• Întocmirea și păstrarea documentelor financiar-contabile (facturi, chitanțe) conform Codului Fiscal;
• Raportarea către autorități (ANAF, RAR) când legislația o impune;
• Arhivarea documentelor conform Legii Arhivelor Naționale.

Temei juridic: Îndeplinirea unei obligații legale (Art. 6 alin. 1 lit. c GDPR).

5.4. Interesul Legitim al Operatorului

Scopuri:

• Supravegherea video pentru protecția pazei și bunurilor;
• Recuperarea creanțelor și apărarea drepturilor în instanță;
• Analiza internă a activității pentru îmbunătățirea serviciilor;
• Monitorizarea satisfacției clienților.

Temei juridic: Interes legitim (Art. 6 alin. 1 lit. f GDPR).

5.5. Marketing și Comunicare Comercială

Scopuri: Transmiterea de newslettere, oferte promoționale, felicitări sau noutăți despre serviciile noastre.

Temei juridic: Consimțământul dumneavoastră expres (Art. 6 alin. 1 lit. a GDPR). Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment.

6. Destinatarii Datelor cu Caracter Personal

Ca regulă generală, nu divulgăm datele dumneavoastră către terți. Totuși, pentru buna desfășurare a activității, datele pot fi transmise către următoarele categorii de destinatari, doar în măsura necesară:

• Furnizori de servicii: Servicii de contabilitate, servicii IT (mentenanță soft gestiune, hosting), servicii de curierat, servicii juridice/avocați, servicii de pază;
• Autorități Publice: ANAF, Registrul Auto Român (RAR), Poliție, Instanțe de judecată (doar la solicitarea legală a acestora);
• Parteneri contractuali: Societăți de asigurare (în cazul dosarelor de daună), furnizori de piese (doar date tehnice, pentru identificarea pieselor corecte sau validarea garanțiilor).

Toți împuterniciții noștri sunt obligați contractual să respecte confidențialitatea datelor și legislația GDPR.

7. Transferul Datelor în Străinătate

RENABEL CONCEPT SRL prelucrează și stochează datele dumneavoastră pe teritoriul Uniunii Europene (UE) și al Spațiului Economic European (SEE). În prezent, nu transferăm date către state din afara acestui spațiu. În eventualitatea unui astfel de transfer (ex. utilizarea unor soluții cloud internaționale), ne vom asigura că transferul se bazează pe o decizie de adecvare a Comisiei Europene sau pe garanții adecvate (clauze contractuale standard).

8. Durata de Stocare a Datelor

Păstrăm datele dumneavoastră doar atât timp cât este necesar pentru atingerea scopurilor pentru care au fost colectate, respectând termenele legale aplicabile:

• Documente financiar-contabile (Facturi, Contracte): 10 ani de la încheierea exercițiului financiar în care au fost emise (conform legislației fiscale).
• Devize de reparație și Istoric service: Pe durata medie de utilizare a autovehiculului sau minim 5 ani, pentru a asigura istoricul tehnic și trasabilitatea reparațiilor.
• Date pentru marketing: Până la retragerea consimțământului dumneavoastră sau maxim 3 ani de la ultima interacțiune.
• Înregistrări video (CCTV): Maxim 30 de zile, după care se șterg automat prin suprascriere, cu excepția cazurilor temeinic justificate (incidente de securitate).

9. Drepturile Dumneavoastră

Conform GDPR, beneficiați de o serie de drepturi pe care RENABEL CONCEPT SRL se angajează să le respecte:

9.1. Dreptul de Acces

Aveți dreptul de a obține confirmarea dacă prelucrăm datele dvs. și, în caz afirmativ, acces la acestea și informații despre modul de prelucrare.

9.2. Dreptul la Rectificare

Puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete fără întârzieri nejustificate.

9.3. Dreptul la Ștergere ("Dreptul de a fi uitat")

Aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor dacă: nu mai sunt necesare scopurilor; v-ați retras consimțământul și nu există alt temei legal; vă opuneți prelucrării; prelucrarea a fost ilegală.

9.4. Dreptul la Restricționarea Prelucrării

Puteți cere blocarea prelucrării dacă: contestați exactitatea datelor; prelucrarea este ilegală dar nu doriți ștergerea; operatorul nu mai are nevoie de date, dar dvs. le solicitați pentru un drept în instanță.

9.5. Dreptul la Portabilitatea Datelor

Dreptul de a primi datele într-un format structurat și de a le transmite altui operator, dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și este automată.

9.6. Dreptul de Opoziție

Vă puteți opune oricând prelucrării bazate pe interes legitim sau prelucrării în scop de marketing direct.

9.7. Dreptul de Retragere a Consimțământului

Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ (ex. marketing), îl puteți retrage oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

9.8. Dreptul de a Depune Plângere

Dacă considerați că drepturile dvs. au fost încălcate, puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) - www.dataprotection.ro.

10. Obligativitatea Furnizării Datelor

Furnizarea datelor cu caracter personal este necesară pentru a putea beneficia de serviciile RENABEL CONCEPT SRL. Refuzul de a furniza datele necesare (de identificare, tehnice, fiscale) va duce la imposibilitatea încheierii contractului de prestări servicii, imposibilitatea emiterii facturii și, implicit, la imposibilitatea preluării autovehiculului în service pentru reparații.

11. Inexistența unui Proces Decizional Automatizat

RENABEL CONCEPT SRL nu folosește procese decizionale bazate exclusiv pe prelucrarea automată (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice față de dumneavoastră. Toate deciziile importante (ex. acceptarea unei comenzi, stabilirea prețului, garanții) sunt luate prin intervenție umană.

12. Securitatea Datelor

Am implementat măsuri tehnice și organizatorice pentru a asigura un nivel de securitate adecvat riscului:

• Utilizarea protocolului SSL (Secure Socket Layer) pentru criptarea datelor transmise prin site;
• Controlul accesului fizic în zonele unde sunt stocate dosare și documente;
• Sisteme informatice securizate cu user și parolă, accesibile doar personalului autorizat;
• Backup-uri periodice ale bazelor de date pentru a preveni pierderea accidentală;
• Instruirea personalului privind confidențialitatea datelor.

13. Modificarea Politicii

Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic această politică pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele sau modificări legislative. Orice actualizare va fi publicată pe această pagină. Vă recomandăm să verificați periodic conținutul acesteia.